實施IT項目軟件是一項非常艱巨的任務(wù)，不少企業(yè)便經(jīng)常在這方面中做斗爭——如若不添加至項目管理可能會延遲時間線上的不必要操作，你就會很難知道你們的推出計劃得要有多詳細(xì)。

還沒完全準(zhǔn)備好實施軟件？

適當(dāng)?shù)膶嵤┯媱潓⒆畲蠡w現(xiàn)系統(tǒng)的價值，以便能夠迅速理由軟件提供的流程和效率進(jìn)行改進(jìn)。

未能定義和實現(xiàn)軟件實施計劃的企業(yè)可能沒有意識到新系統(tǒng)的全面好處，往往可能會導(dǎo)致?lián)p失時間與金錢。

這就是為什么我們制定了IT項目軟件實施的五步計劃。無論從事哪種行業(yè)，或者正在實施什么類型的軟件，下面的步驟將確保你成功實施，并最大限度地利用你的新系統(tǒng)。

以下便是我們將要介紹的關(guān)鍵步驟：

1.用一份詳細(xì)的需求文件對供應(yīng)商負(fù)責(zé)

供應(yīng)商是軟件實施計劃中的關(guān)鍵干系人，供應(yīng)商支持實施的程度（與成本）是不同的——但這并意味著你不能從他們那里獲得更多的幫助。

在我們的研究表明，從供應(yīng)商和新系統(tǒng)中獲得最大利益實際上是始于選擇階段。在這個過程中首先要讓定期使用新系統(tǒng)的員工參與進(jìn)來，以便有一份開發(fā)需求文檔，能與供應(yīng)商。

列出將使用新系統(tǒng)的人員、團(tuán)隊和部門，包括日常用戶以及使用改工具產(chǎn)生的數(shù)據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者。

定義你的干系人是誰，仔細(xì)研究這些干系人將如何受到影響以及被影響的時間。

共同開發(fā)軟件時必備的功能列表，以此來滿足你購買軟件的需求。

從利益方那里收集所有有用信息，整理到需求文件中，與供應(yīng)商共享，確保新系統(tǒng)涵蓋你的所有需求。

然后在實施階段再次使用該文檔，被識別的痛點將讓你的供應(yīng)商知道哪些功能是你的系統(tǒng)擁護(hù)者（選擇試用系統(tǒng)并在其他人之前熟悉系統(tǒng)的員工）最需要的體驗。

2.控制你的范圍，否則它會控制你

需求文檔定義了新系統(tǒng)所需的功能，以便能夠在選擇階段關(guān)注最重要的部分。

在實施和培訓(xùn)階段，需求文檔可以很好的幫助你避免范圍蔓延。

范圍蔓延是任何項目中都存在的危險，它會增加需求和目標(biāo)，直到整個項目變得難以控制，混亂不堪，導(dǎo)致你無法交付。

在軟件實施計劃的情況下，當(dāng)你決定一次設(shè)置和定制每個功能的所有特點時，范圍蔓延就會發(fā)生。你必須專注于任務(wù)，忠實于你的需求，并讓新系統(tǒng)的關(guān)鍵部分投入使用。

為了避免范圍蔓延，你需要對軟件實施計劃使用一些IT項目管理軟件和最佳實踐。這里便有幾種選擇：

○較大的企業(yè)(50名以上員工)可能會采用正式的IT項目管理軟件(但這很諷刺，因為理論上你也需要實施這個系統(tǒng))。

○中型企業(yè)(11-50名員工)可以通過免費(fèi)的項目管理工具來幫助管理和分配實施任務(wù)。

○較小的企業(yè)(10人或更少的員工)可以使用人工數(shù)字方法來保持有序性。

這些協(xié)作工具將有助于實現(xiàn)團(tuán)隊成員們的協(xié)作，能最大限度地提高各自團(tuán)隊的采用率和使用率。8manageIT項目管理軟件是其中的優(yōu)秀代表，其支持時間、資源、成本、風(fēng)險等方面的管理，有效提高團(tuán)隊協(xié)作效率，全面推動你的軟件實施成功。

3.分配現(xiàn)實的團(tuán)隊來推動軟件實施計劃

下一個關(guān)鍵步驟是組建成功所必需的團(tuán)隊，團(tuán)隊組成因企業(yè)而異，這取決于企業(yè)的獨(dú)特需求和實施的規(guī)模。

確定需求以及有多少業(yè)務(wù)單位將使用新系統(tǒng)，估算用戶總數(shù)。采用軟件業(yè)務(wù)單位/用戶越多，實施團(tuán)隊就應(yīng)該越大。

從兩個人的團(tuán)隊開始，包括新系統(tǒng)的代理管理員和新系統(tǒng)的培訓(xùn)負(fù)責(zé)人。如果你是個體企業(yè)家，那么團(tuán)隊只有一個。較大的企業(yè)可能需要更大團(tuán)隊，并包含IT主管。

4.用積極主動的、有吸引力的策略鼓勵用戶采用

你必須制定策略以此來獲得用戶們對新系統(tǒng)的接受和采用。這里有幾個關(guān)鍵步驟，你可以用來實施新的軟件：

○采用經(jīng)過驗證的方法為變更設(shè)定指導(dǎo)方針

○定義新軟件有助于實現(xiàn)的清晰目標(biāo)

○確定新軟件解決的痛點是什么，以及去掉痛點的能帶來什么最佳結(jié)果

○針對每個團(tuán)隊的實施采用不同的消息傳遞和溝通方式

5.注重持續(xù)改進(jìn)

培訓(xùn)是持續(xù)改進(jìn)的中心支柱，關(guān)鍵是要避免一刀切的培訓(xùn)，與供應(yīng)商演示類似，根據(jù)干系人的需求定制每個會議?？紤]到不是每個用戶群體都能夠投入相同的時間，因此，要為干系人提供不同的培訓(xùn)選擇。

在軟件實施計劃中嘗試不同類型的培訓(xùn)：

○午餐和學(xué)習(xí)：在非正式的環(huán)境中引入工作坊式的培訓(xùn)。這是協(xié)作學(xué)習(xí)的最佳方式。

○開放日：領(lǐng)導(dǎo)頭腦風(fēng)暴會議，讓用戶分享成功故事，共同解決問題。

○點對點：要求高級用戶和擁護(hù)者提供一對一指導(dǎo)，分享該工具如何提高他們的生產(chǎn)力。

○自我培訓(xùn)：鼓勵用戶利用供應(yīng)商提供的免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)研討會和參考指南，進(jìn)一步了解軟件。

就像監(jiān)控實際采用率和使用率一樣，你可以監(jiān)控與組織中特定團(tuán)隊產(chǎn)生共鳴的培訓(xùn)，最終目的是影響最有可能的改進(jìn)。

以上軟件實施計劃的關(guān)鍵步驟在8ManageIT項目管理軟件的幫助下可以簡化你的操作并提高效率，達(dá)到事半功倍的效果。

8ManageIT項目管理軟件支持以迭代的方法對復(fù)雜的需求進(jìn)行遞交及驗收，所有的數(shù)據(jù)實時更新，極大提高了信息的準(zhǔn)確率和傳遞效率，有助保證軟件實施期間的溝通協(xié)作。同時，8Manag自動跟蹤原計劃時間，最新的計劃時間與實際完成時間。一旦有逾期風(fēng)險會實時預(yù)警，這樣項目人員可以更方便地及時發(fā)現(xiàn)問題，快捷管理項目進(jìn)度。

企業(yè)引入新的軟件系統(tǒng)可能是個挑戰(zhàn)，但當(dāng)你對軟件實施的全過程有了更直觀和更準(zhǔn)確的把握，將大大增加實施成功率，長遠(yuǎn)來看無疑是一次很有價值的升級。